Ringkasan pertemuan ke-6 : Struktur dan Desain Organisasi

     Organisasi

1. Pengorganisasian adalah proses penciptaan struktur organisasi. Beberapa tujuan pengorganisasian:
1. Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen dan pekerjaan tertentu
2. Membagi-bagi tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan
3. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
4. Mengelompokkan sejumlah pekerjaan ke sejumlah unit
5. Membangun hubungan di antara individu, kelompok, dan departemen
6. Menetapkan sejumlah garis wewenang formal
7. Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

1. Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Ketika para manajer menyusun atau mengubah struktur organisasi, mereka terlibat dalam desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan mengenai keenam unsur penting:
1. Spesialisasi kerja : sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan tersendiri; juga dikenal sebagai pembagian kerja
2. Departementalisasi: dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu grup. Terdapat lima bentuk umum departementalisasi:

-          Departementalisasi fungsional: mengelompokkan sejumlah pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan. Misalnya manajer pabrik memiliki bawahan: manajer perekayasaan, manajer akuntansi, manajer pabrikasi, manajer sdm, dan manajer pembelian

-          Departementalisasi produk: mengelompokkan pekerjaan berdasar lini produk. Misalnya Bombardier, Ltd memiliki: Sektor Transit Masal, Sektor Kendaraan Serbaguna, dan Sektor Produk Perkereta-apian

-          Departementalisasi geografis: mengelompokkan pekerjaan berdasar kewilayahan atau geografi (penjualan)

-          Departementalisasi proses: mengelompokkan pekerjaan berdasar arus produk atau pelanggan. Misalnya kepala pabrik memiliki bawahan: manajer departemen pemotongan, manajer departemen perencanaan dan peleburan, manajer departemen perakitan, manajer departemen pencelupan dan penggosokan, manajer departemen finishing, dan manajer departemen pengawasan dan pengiriman

-          Departementalisasi pelanggan: mengelompokkan pekerjaan berdasar kelompok pelanggan yang dapat dipenuhi dengan mempunyai tenaga spesialis pada masing-masing pelanggan. Misalnya direktur penjualan memiliki bawahan: manajer pelanggan pengecer, manajer pelanggan pedagang besar, dan manajer pelanggan pemerintah. Ada kecendrungan departementalisasi ini termasuk yang populer oleh karena mampu memantau kebutuhan pelanggan lebih dekat dengan perubahannya, untuk itu para manajer menggunakan tim lintas fungsi (cross-functional team) yakni sejumlah kelompok orang yang ahli dalam berbagai bidang dan bekerja bersama untuk membawa produk baru yang unggul di pasar – mulai dari mendefinisikan pasar sasaran, mendefinisikan pengerjaan produk sampai pabrikasi untuk mendapatkan desain dan kemudian mulai dipasarkan.

1. Rantai komando: garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Ada tiga konsep yang berhubungan dengan rantai komando:

-          Wewenang : hak-hak yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberi tahu orang apa yang harus dilakukan dan mengharapkan orang itu melakukannya

-          Tanggungjawab :kewajiban untuk melaksanakan tugas apa saja yang dibebankan

-          kesatuan komando : prinsip manajemen yang menyatakan bahwa tiap-tiap orang harus melapor ke satu manajer saja

1. Rentang kendali: jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Makin banyak latihan dan pengalaman yang dimiliki karyawan, makin sedikit pengawasan langsung yang mereka perlukan (rentang kendali yang luas). Rentang kendali yang luas ini akan mengurangi biaya level manajer lini pertama dan menengah (berkurangnya jumlah di level manajer tersebut), mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan fleksibilitas, lebih dekat pada pelanggan, dan memberdayakan karyawan. Untuk itu diperlukan investasi yang besar dalam pelatihan karyawan
2. Sentralisasi dan Desentralisasi:

-          Sentralisasi : sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi. Misalnya manajemen puncak mengambil keputusan penting organisasi dengan sedikit atau tanpa masukan dari karyawan tingkat bawah, maka organisasi itu tersentralisasi

-          Desentralisasi : sejauh mana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan

1. Formalisasi : sejauh mana pekerjaan dalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur

1. Keputusan Desain Organisasi : kita akan melihat dua model desain organisasi generik dan kemudian faktor-faktor kontingensi yang mendukung masing-masing model untuk diadopsi
1. Organisasi mekanistik: desain organisasi yang dikendalikan secara kaku dan ketat. Struktur ini dicirikan oleh:

-          spesialisasi tinggi

-          departementalisasi kaku

-          rantai komando jelas

-          rentang kendali sempit

-          sentralisasi

-          formalisasi tinggi

1. Organisasi organis: desain organisasi yang sangat fleksibel dan mudah diubah. Struktur ini dicirikan oleh:

-          tim lintas fungsi (tim yang beranggotakan pemasaran, keuangan, perekayasaan, pabrikase)

-          tim lintas hirarki (tim yang beranggotakan karyawan, manajer lini, manajer menengah yang tidak berkaitan dengan jenis pekerjaannya masing-masing yang otomatis tim ini tidak kenal batasan jalur komunikasi seperti apa yang digambarkan oleh struktur organisasi)

-          aliran informasi bebas

-          rentang kendali lebar

-          desentralisasi

-          formalisasi rendah

1. Faktor kontingensi : pendesainan struktur yang memadai tergantung pada empat variabel kontingensi
1. Strategi dan Struktur: karena sasaran organisasi dipengaruhi oleh strategi organisasi maka struktur harus mengikuti strategi. Jika manajer mengubah strategi organisasi, mereka akan perlu memodifikasi struktur supaya dapat mendukung perubahan itu. Ada tiga dimensi strategi: inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi (meniru pemimpin pasar). Untuk itu para inovator membutuhkan fleksibilitas dan aliran bebas informasi dalam struktur organis, sementara mereka yang meminimalkan biaya ada pada struktur mekanis. Sementara imitasi menggunakan struktur mekanis (untuk kendali yang ketat dan biaya rendah) dan struktur organis (untuk inovatif)
2. Ukuran dan Struktur: ukuran organisasi yang dilihat pada jumlah anggota organisasi terutama karyawan yang jumlahnya relatif besar akan mempengaruhi strukturnya menjadi mekanis
3. Teknologi dan Struktur: semakin rutin teknologi, semakin terstandarisasi dan mekanis strukturnya. Organisasi dengan teknologi yang tidak rutin akan lebih cenderung mempunyai struktur yang organis
4. Ketidakpastian lingkungan dan Struktur: semakin besar ketidakpastian lingkungan (persaingan global, percepatan inovasi produk oleh pesaing, meningkatnya permintaan pelanggan terhadap mutu dan penyerahan yang cepat), makin besar kebutuhan akan fleksibilitas yang ditawarkan oleh desain organis (restrukturisasi terhadap organisasi agar ramping, gesit, dan fleksibel). Di lain pihak, lingkungan yang sederhana dan stabil, desain mekanistis cenderung menjadi efektif

1. Temuan Woodward mengenai Teknologi, Struktur, dan Efektifitas

Teknologi digunakan untuk mengubah input menjadi output. Meskipun organisasi menggunakan teknologi yang beragam, tetapi ada teknologi yang merupakan teknologi pokok dalam organisasi (core technology). Penelitian mengenai kaitan antara teknologi dengan organisasi dipelopori oleh Joan Woodward (Industrial Organization, 1965). Dengan sampel 100 perusahaan manufaktur di Inggris, Woodward membagi organisasi ke dalam tiga jenis kelompok berdasarkan hubungan antara pekerjaan (tugas) dengan teknologinya:

1. Produksi unit dan batch kecil. Produk dibuat berdasarkan pesanan, atau diproduksi dengan kuantitas yang kecil. Kadang-kadang produk yang dihasilkan siap untuk diproses lebih lanjut (seperti spare part mesin). Contoh kelompok ini adalah pembuat pakaian (konveksi) berdasarkan pesanan
2. Teknologi produksi masal dan batch besar. Produk dibuat dalam skala besar, kemudian dirakit menjadi produk akhir. Contoh organisasi semacam ini adalah perakitan mobil
3. Produksi proses. Produk dibuat dengan aliran kontinyu melalui deretan mesin atau proses transformasi yang kompleks. Contoh organisasi ini adalah penyulingan minyak atau kimia.

Ketiga jenis organisasi tersebut diurutkan berdasarkan kompleksitas teknologi, mulai dari yang paling sederhana ke yang paling kompleks. Woodward menemukan:

-          Bahwa desain organisasi berbeda-beda tergantung tingkat teknologinya. Semakin kompleks teknologi, organisasi menjadi semakin tinggi (tall), yang berarti tingkatan manajemen dan jumlah manajer bertambah. Semakin kompleks teknologi, semakin bertambah koordinasi dan pengawasan yang diperlukan

-          Rentang kendali semakin bertambah dari organisasi produksi unit ke organisasi produksi masal. Tetapi rentang tersebut semakin kecil dari produksi masal ke produksi proses. Dalam organisasi unit kecil dan proses, pekerjaan membutuhkan ketrampilan yang tinggi, sehingga kelompok kerja menjadi semakin kecil. Dalam hal ini pengawasan yang lebih ketat diperlukan. Sebaliknya, dalam organisasi produksi masal, pekerjaan cenderung sama dan diulang-ulang , pengawasan tidak begitu diperlukan, dan rentang kendali akan cenderung membesar

-          Semakin kompleks teknologi, semakin besar pekerjaan dan staf administrasi. Manajer memerlukan bantuan dalam hal pekerjaan administratif sehingga mereka dapat berkonsentrasi pada pekerjaan yang pokok

	Produksi Unit	Produksi Masal	Produksi Proses
Karakteristik struktural	Diferensiasi vertikal rendah Diferensiasi horisontal rendah Formalisasi rendah	Diferensiasi vertikal sedang Diferensiasi horisontal tinggi Formalisasi tinggi	Diferensiasi vertikal tinggi Diferensiasi horisontal rendah Formalisasi rendah
Struktur yang paling efektif	Organis	Mekanistis	Organis

1. Desain organisasi yang umum:
1. Desain organisasi tradisional berupa:

-          struktur sederhana : desain organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang terpusat, dan formalisasi rendah. Kebanyakan digunakan oleh pengusaha kecil dimana pemilik dan manajer adalah satu orang yang sama. Ketika organisasi bertumbuh dengan bertambahnya tugas dan kebutuhan jumlah karyawan maka manajer memilih untuk mengorganisasi berdasarkan pada;

-          struktur fungsional : struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok

-          struktur divisional: struktur organisasi yang terdiri atas unit atau divisi yang terpisah dan mempunyai otonomi yang relatif terbatas dengan manajer divisi yang mempunyai wewenang dan bertanggung jawab atas operasional kinerja unitnya. Contoh Wal Mart Stores Inc. Divisinya meliputi Wal Mart Realty International, Specialty Store, Sam’sClubdanSupercenters

1. Desain organisasi kontemporer berupa:

-          struktur berbasis tim : struktur organisasi di mana keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah kelompok kerja atau tim. Untuk itu pemberdayaan karyawan dan kebebasan dalam mendesain pekerjaan menurut cara mereka yang paling baik sangat menentukan keberhasilan karena tidak ada garis wewenang manajerial yang kaku yang mengalir dari atas ke bawah

-          struktur matriks : struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu atau lebih proyek. Para karyawan dalam organisasi matriks mempunyai dua manajer: manajer departemen fungsional dan manajer proyek atau manajer produk mereka yang berbagi wewenang. Manajer proyek mempunyai otoritas atas anggota fungsional yang terkait dengan sasaran proyek, sementara keputusan kenaikan pangkat dan usulan gaji menjadi tanggung jawab manajer fungsional

-          struktur proyek: struktur organisasi di mana para karyawan senantiasa bekerja di sejumlah proyek. Berbeda dengan struktur matriks, struktur proyek tidak mempunyai departemen formal tempat para karyawan kembali setelah proyek selesai. Sebagai gantinya mereka akan membentuk lagi sepanjang proyek baru membutuhkan

-          organisasi tanpa batas: organisasi yang desainnya tidak didefinisikan oleh atau terbatas pada batas-batas horizontal, vertical, atau eksternal yang dipaksakan oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya

-          organisasi pembelajar: organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk terus menerus beradaptasi dan berubah karena para anggota berperan aktif dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan

sumber : dosen ut-online.2012.elearning.ut.ac.id. jakarta.kelas mahasiswa ut-online.